AMCAR VADSØ:
INTERNE LOVER OG FORSKRIFTER
AVSNITT 1. FORMÅL – VIRKE – MEDLEMMER
1. Formål og virke
A. Amcar Vadsø skal drives i samsvar med AMCAR’s formålsparagraf, og i den utstrekning klubbens ledelse har kapasitet til og klubbens årsmøte godkjenner.
2. Innmelding
Alle personer som stiller seg positivt til AMCAR’s formålsparagraf og dens intensjoner, samt er eier av amerikansk bil eller er genuint interessert i amerikansk bil, kan søke om medlemskap i klubben. Klubbstyret avgjør i hvert enkelt tilfelle om søknaden skal innvilges.
Søkere som har fått sin søknad avslått har samme rettighet ovenfor klubben som andre ikke-medlemmer såfremt ikke klubbens styre har spesielle innvendinger mot dette. I så fall må dette gjøres kjent for søkeren og medlemmene.
3. Utmelding
Utmelding rettes skriftlig til klubbstyret eller muntlig hvis tre styremedlemmer er til stede.
Medlemmer som melder seg ut eller blir ekskludert fra klubben har ikke krav på å få refundert noen av de midler som de eventuelt har skutt inn såfremt ikke spesiell avtale om dette er inngått skriftlig. Klubbens merker, emblem og eventuelle andre aktuelle ting skal straks tilbakeleveres.
4. Ekskludering
Medlemmer som ikke betaler kontingenten til fastsatt tid, vesentlig utelater å oppfylle formålsparagrafens intensjoner, eller ved sin oppførsel og sine gjerninger skader klubbens renommé utad, kan ekskluderes av klubbstyret. En eventuell ekskludering meddeles skriftlig, med krav om tilbakelevering av merker, emblem og eventuelle andre aktuelle ting. Ekskluderingen gjøres kjent for de øvrige medlemmene. Eventuelle grove overtramp som har skadet eller kan skade AMCAR’s renommé, rapporteres inn til administrasjonen i AMCAR.
Medlemmer som er blitt ekskludert har ikke adgang til klubbens møter og arrangement. Klubbstyret kan i enkelte tilfeller gjøre unntak fra denne bestemmelsen.
Medlemmer som er blitt ekskludert fra klubben har ikke krav på å få refundert noen av de midler som de eventuelt har skutt inn såfremt ikke spesiell avtale om dette er inngått skriftlig.
AVSNITT 2. STEMMERETT
1. Hovedmedlemmer
Stemmerett har de av klubbens hovedmedlemmer som har betalt sin kontingent.
Hovedmedlemmene har stemmerett i samtlige klubbsaker og i AMCAR-relaterte saker, samt møte- og stemmerett på klubbens årsmøte.
2. Støttemedlemmer
Stemmerett i klubbrelaterte saker – dog ikke i AMCAR-relaterte saker - har de av klubbens støttemedlemmer som har betalt sin kontingent.
Støttemedlemmer har ikke adgang til klubbens årsmøte.
3. Bruk av stemmerett
Stemmeretten kan bare brukes ved at medlemmet selv personlig er tilstede under avstemmingen.
AVSNITT 3. ÅRSMØTET
1. Vanlig årsmøte
Årsmøtet er klubbens øverste myndighet, og er beslutningsdyktig i alle saker uansett møtets størrelse.
Vanlig årsmøte avholdes en gang om året, fortrinnsvis i løpet av 1. kvartal.
Kunngjøring av årsmøtet til klubbens hovedmedlemmer må skje minst 14 dager før møtedatoen.
Årsmeldingen med dagsorden, beretning, regnskap og budsjettforslag må være klubbens medlemmer i hende senest 10 dager før årsmøtet.
Hvis et hovedmedlem vil ha en sak behandlet under posten eventuelt på årsmøtet, må denne saken være klubbstyret i hende senest 7 dager før årsmøtet.
Adgang til klubbens årsmøte har kun de av klubbens hovedmedlemmer som har betalt sin kontingent, samt eventuelt de personer som av klubbstyret er invitert for å belyse en sak.
Stemmerett i en hver sak har de av klubbens hovedmedlemmer som har betalt sin kontingent.
Skriftlig avstemming foretas når 1/3 av de frammøtte hovedmedlemmene eller klubbens styre forlanger det. Alminnelig flertall avgjør alle avstemninger, unntatt mistillitsforslag og opphørsforslag, som krever 3/4 flertall. Klubbens formann har dobbeltstemme i saker der avstemningen blir uavgjort.
Klubbens formann åpner møtet, og det velges en dirigent som skal lede møtet videre.
2. Ekstra årsmøte
Ekstra årsmøte sammenkalles når klubbstyret eller minst halvparten av alle stemmeberettigede hovedmedlemmer forlanger det. Minimum 14 dagers varsel.
Ellers går man frem som ved vanlige årsmøter.
AVSNITT 4. MEDLEMSMØTER
1. Tid og kunngjøring
Medlemsmøtene avholdes så ofte klubbstyret gjør vedtak om det.
Medlemsmøtene bør fortrinnsvis avholdes med faste intervaller, minimum en gang pr måned.
Medlemmer som ønsker saker tatt opp på medlemsmøtene, skal sende forslag om dette til klubbstyret senest tre dager før møtet holdes.
Medlemsmøtene skal kunngjøres muntlig eller skriftlig til klubbens medlemmer.
2. Møtes gang
Klubbstyret - eller i spesielle tilfeller et arbeidsutvalg - lager møteprogrammet.
Klubbstyret fastsetter eventuelt inngangspenger, og registrerer alle tilstedeværende i protokoll.
Klubbens formann bør fortrinnsvis åpne og lede medlemsmøtet. Klubbens formann kan ved behov og ved spesielle anledninger la et annet styremedlem lede møtet.
Klubbens sekretær skriver referat fra møtet og leser opp referatet på neste medlemsmøte.
3. Avstemminger
Alminnelige flertall avgjør avstemminger. Formannen har dobbeltstemme i saker der avstemmingen blir uavgjort.
Saker som klubbstyret eller 1/3 av klubbens fremmøtte hovedmedlemmer anser som spesielt viktige, kan ikke avgjøres på medlemsmøte men må forelegges årsmøtet til avgjørelse.
Klubbens hovedmedlemmer har stemmerett i alle saker.
Klubbens støttemedlemmer har ikke stemmerett i AMCAR-relaterte saker.
Kun stemmeberettigede medlemmer – dvs medlemmer som har betalt sin medlemskontingent - har stemmerett.
4. Adgang
Alle AMCAR-medlemmer har adgang til medlemsmøtene hvis ikke klubbstyret har innvendinger mot dette og vedtar å holde lukket medlemsmøte.
Ikke-medlemmer har kun adgang til medlemsmøtet i følge med et av klubbens medlemmer, og bare hvis styret ikke har innvendinger mot dette.
Talerett har kun klubbens medlemmer og personer som klubbstyret mener kan belyse en sak.
Personer som forstyrrer møtets orden utvises øyeblikkelig av styret eller ordensvernet.
AVSNITT 5. VALG AV KLUBBSTYRE
1. Hvem som skal og kan velges
C. På annet hvert årsmøte velges forman og viseformann, kasserer og forvalter, 1. og 2. styremedlem. Alle velges for en periode på to år.
D. Valg komiteen sørger for å finne en eller flere kandidater til de av styrevervene som er på valg.
2. Forberedelser
D. To måneder før årsmøtet søker valgkomiteen kandidater til de av styrevervene som er på valg. Det er anledning til å stille til gjenvalg.
E. Senest 2 uker før årsmøtet presenterer valgkomiteen aktuelle kandidater til de av styrevervene som er på valg. Sittende klubbstyreformann eller sekretær forbereder ut i fra dette gjennomføringen av avstemningen på årsmøtet
F. En og samme person kan være kandidat til ett eller flere styreverv.
3. Fremgangsmåte med flere kandidater til ett og samme styre verv
Det gis stemme til en av kandidatene.
Møtedirigenten foretar opptelling med to oppnevnte hjelpere og en kontrollør fra det sittende klubbstyret.
Hvis to eller flere kandidater får like mange stemmer, kan den ene, eller flere, trekke seg til fordel for en. Hvis ikke holdes omvalg på førstkommende medlemsmøte. Saken avgjøres da uansett antall fremmøtte hovedmedlemmer. Det er kun klubbens hovedmedlemmer som har stemmerett i en slik sak, dersom den fremmes på et medlemsmøte.
4. Fremgangsmåte med en kandidat
Hvis bare en kandidat stiller til valg, må kandidaten allikevel velges med flertall av årsmøtet.
Hvis kandidaten ikke oppnår flertall, kan vedkommende stille til valg på førstkommende medlemsmøte. Saken avgjøres uansett antall fremmøtte.
I fall kandidaten fremdeles ikke oppnår flertall, må valgkomiteen se etter en ny kandidat. Denne stiller på et medlemsmøte med minst en ukes varsel til alle medlemmer.
Er det Formannskandidaten som ikke oppnår flertall, trer styrets viseformann inn i rollen som klubbstyreformann. Viseformannen blir sittende som formann inntil ny formann er valgt, dog kan viseformannen si fra seg ansvaret etter tre måneder. Styret må da finne en kandidat som er villig til å lede klubben frem til ny kandidat melder seg. Dette kan virke i inntil ett år, da må klubben opphøre å virke. Medlemmer som også er medlem i AMCAR går da over i den direkte medlemstilslutningen med AMCAR.
Det er kun klubbens hovedmedlemmer som har stemmerett i en slik sak dersom den fremmes på et medlemsmøte.
5. Tiltredelse
B. Nye styre representanter tiltrer umiddelbart etter at årsmøtet (valgmøtet er avsluttet).
6. Varamenn
Klubbstyret velger selv sine varamenn, og så mange som det finner nødvendig, dog ikke mer enn tre.
AVSNITT 6. KLUBBSTYRET
1. Klubbstyremøtet
Etter vanlig årsmøte skal den nye formannen sammenkalle både det gamle og det nye klubbstyret, og alle klubbens eiendeler skal overleveres det nye klubbstyret.
Formannen leder klubbstyremøtet, og i hans fravær viseformannen. Formannen har på styremøtene dobbeltstemme hvis en sak som det stemmes over får like mange stemmer for som i mot.
Formannen kan med støtte av to andre styremedlemmer avskjedige et styremedlem og innsette en ny person i dennes stilling. Klubbmedlemmene opplyses om utstiftingen på førstkommende medlemsmøte.
Formannen fordeler arbeidsoppgavene innad i styret.
For at klubbstyret skal være beslutningsdyktig, må fem styremedlemmer, derav formannen eller viseformannen, være representert. En varamann kan tre inn for en av styrerepresentantene.
Varamenn har stemmerett kun under styremedlemmers fravær.
Arbeidsutvalgsledere har adgang til styremøtet uten å ha stemmerett.
Alle i klubbstyret må varsles om et ordinært styremøte, og alle, såfremt det er mulig, om et ekstraordinært styremøte.
2. Kapitalforvaltning
Utgifter som ikke er budsjettert, eller beløp av vesentlig betydning og som overstiger et til enhver tids fastsatt beløp av årsmøtet, må ikke plasseres uten at det er behandlet av årsmøtet eller klubbmøtet med minst halvparten av klubbens medlemmer representert. Årsmøtet bør fastsette hvor stort beløp klubbstyret har disposisjonsrett over, ut over godkjent budsjett, for eksempel kr 10.000,-.
Eventuelle inntekter som er så store at de menes plassert på mer forretningsmessig måte, blir å behandle på årsmøtet eller klubbmøte med minst halvparten av klubbens medlemmer representert.
Lovverket bør inneholde statutter for hva som skal skje med klubbens aktiva (plassering av eiendeler og verdier i form av eiendom, bankinnskudd etc) ved et eventuelt opphør av klubben.
Klubbstyret er til en hver tid ansvarlig for at klubbens eiendeler er forsvarlig forsikret.
3. Virke
Klubbstyret har ansvar for klubbens aktiviteter, og kan oppnevne arbeidsutvalg til å lede dem.
Klubbstyret fastsetter således instrukser for aktivitetene.
Klubbstyret driver den servicen ovenfor klubbens medlemmer som det har kapasitet til.
4. Mistillitsforslag
Mistillitsforslag til klubbstyret kan kun reises på ordinært eller ekstraordinært årsmøte med minst 7 dagers varsel. For å bli hørt må det ha støtte av minst ¾ flertall på årsmøtet.
AVSNITT 7. OPPHØR
Betingelser for opphør
Klubben opphører hvis klubbens årsmøte vedtar det med ¾ flertall. Saksdokumenter må sendes alle medlemmer sammen med innkallingen til årsmøtet.
Klubben opphører hvis klubbens medlemstall blir så lavt at klubbstyret - eventuelt i samråd med AMCAR - mener at det ikke er grunnlag for videre drift.
Ved opphør må årsmøtet ta stilling til hva som skal skje med klubbens aktiva, (eiendeler, verdier i form av eiendommer, bankinnskudd etc) hvis ikke dette er nedfelt i klubbens lovverk tidligere.
Femgangsmåte
Ved eventuelt opphør av klubben, skal det ved årsmøtet utnevnes et avviklingsstyre bestående av klubbens styre pluss tre valgte hoved-medlemmer.
Avviklingsstyret er ansvarlig for og har som oppgave å tilse at klubbens eiendeler, så som kontanter, papirer, litteratur og andre eiendeler listeføres, eventuelt forsikres, og blir oppbevart på forsvarlig måte.
Klubbens eventuelt utestående skal innfries hvis klubben har midler til det. Et eventuelt overskudd og eventuelle verdier skal plasseres i henhold til klubbens lovverk.
Eiendeler som har forært klubben bør føres tilbake til den som har forært dem bort.
Materialer og utstyr som er lånt bort til klubben skal returneres til eieren.
Ved opphør av klubben eller ved kontraktbrudd med AMCAR, skal eventuelle AMCAR- effekter, samt utlånte eiendeler straks tilbakeleveres. Dette gjelder for det enkelte medlem så vel som for klubbstyret og klubben
